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13/01/2016 Blog, Comunicación Corporativa

Cómo salir en el informativo de TVE

TVE 1

La periodista de TVE durante el directo

Recientemente he conseguido que el informativo de la noche de TVE 1 emita un reportaje sobre uno de mis clientes. Cerca de tres millones de espectadores desde los salones de su casa y otro millón de internautas a través del canal online de la televisión pública pudieron conocer los servicios de la start up a la que asesoro en comunicación. ¿Cómo logré que un equipo de profesionales de la información se acercara a sus instalaciones, entrevistara a los dueños y clientes y realizara una entrada en directo? Comparto a continuación los pasos que seguí:

La historia

Elaborar la historia para que llegue a la audiencia. Es vital ponerse en el lugar del periodista y definir los mensajes clave que le resultarán interesantes, es decir, unir los intereses del cliente (sus mensajes y objetivos) con lo noticiable y actual para el periodista. Sin esto, no hay historia.

Disponer de toda la información relevante de la empresa de manera atractiva, breve y concisa. Lo más probable es que el primer contacto con el periodista sea por teléfono. Por eso, es imprescindible contar con un documento escueto con mensajes clave que cuenten la historia que deseas transmitir y tenga todos los alicientes que lo hagan interesante para el medio de comunicación y, por ende, para la audiencia final.

La sección y tipo de medio

Definir para qué tipo de medio resulta más interesante la noticia. Las informaciones con más actualidad son especialmente adecuadas para la prensa y las historias que necesitan una mayor contextualización y análisis, para los medios semanales. Si queremos dar a conocer a un personaje puede funcionar la radio y cuando la base de la historia está en la imagen, la televisión. Después hay que definir el área que podría cubrir la noticia: economía, sociedad, deportes, lifestyle…

Analizar todas las áreas en las que se puede contar la historia. Generalmente, todas se pueden narrar desde diferentes puntos de vista, por lo que hay que preparar los mensajes clave de cada área para poder crear la historia desde ese ángulo informativo.

El periodista

Tener contactos. Disponer de una base de datos actualizada es primordial para un consultor de comunicación. Como detallaba en un reciente post, son la base de nuestro trabajo; sin ellos nuestra tarea es inviable.

Cuidar los contactos. Hay que intentar encontrar el punto de cada periodista. Es importante insistir pero sin llegar a ser pesados y conectar con cautela, humor y respetando siempre sus tiempos.

Ajustarte a las necesidades de los periodistas. Es conveniente proponer los horarios o momentos más oportunos para el cliente, pero sabiendo que las necesidades del periodista son primordiales, así que hay que intentar conciliar ambos. Si existe un evento, acto o hecho noticiable con el que relacionar la historia del cliente con el reportaje, unirlos resulta esencial.

Ofrecer un pitching o argumentario completo de la compañía y ser conscientes de que el periodista es el primero a convencer. Quien decide si se cubre la historia o no es el director o responsable del medio. Puedes persuadir por teléfono al periodista, pero si éste no dispone de un buen argumentario con el que convencer a su vez a su jefe, no se conseguirán resultados.

La gestión per se

Hay que acordar con el periodista lo que se va a publicar o emitir: entrevistas a los responsables de la empresa, a los empleados de la misma, si se va a hablar solamente del cliente o si quiere hacer un reportaje en el que se mencione a la competencia, etc. Es importante preparar toda la información que pudiera necesitar.

Cerrar lugar, hora y formato con el cliente y el periodista. Puede que hasta este momento todo haya ido sobre ruedas y horas antes del encuentro el periodista lo cancele porque tiene que cubrir un tema de imperiosa actualidad o porque su jefe ha cambiado de opinión. Es importante saber que, desgraciadamente, esto ocurre con mayor asiduidad de la que a los consultores nos gustaría. También puede pasar que lo cancele el cliente: en este caso, no queda otra opción que disculparse con el periodista de la mejor manera y aceptar que nunca más volverá a “comprarte” ninguna historia. Porque, al final, en la medida en que somos nosotros quienes mantenemos la relación con el periodista, es nuestra imagen y reputación la que se degrada.

Preparar al cliente

Formación de portavoces. Puede que el representante de la compañía cuente con grandes dotes de comunicación y no necesite apoyo a la hora de preparar los mensajes y la forma de responder al periodista, pero lo normal es que, sobre todo si no está acostumbrado a los medios de comunicación, necesite de los consejos de su consultor, tal y como explicaba en uno de mis post. Es nuestra responsabilidad formarlos bien, definir los mensajes a transmitir y ofrecerles las principales claves para salir airosos. Lo más recomendable es que todos hayan realizado formaciones de portavocía, pero la crisis ha reducido presupuestos y los directores de las pymes suelen agradecer ciertos tips básicos. También es importante ayudarles a mostrarse calmados y confiados.

El encuentro

Atender al equipo de información. Como es natural, los profesionales agradecen recibir un trato cordial. Ellos están ejecutando su trabajo, pero si se lo simplificas y haces más amable,  responderán con una labor de mayor calidad. La empatía y buenas maneras ayudan a lograr un buen resultado e incluso a crear relaciones con las que poder contar en futuras ocasiones.

Aunar intereses del periodista y del cliente. Una vez se encuentren, es importante recordar que en este momento del proceso el papel del consultor es satisfacer sus necesidades, trabajar como intermediario y posibilitar con ambas partes lo acordado previamente.

Resolver cualquier problema o incidencia. Es labor del consultor hacer que todo funcione. Por ello, es necesario contar con alternativas por si algo fallase y tener recursos y mano izquierda para salir airosos de las situaciones delicadas que pudieran surgir.

Recoger y evaluar el resultado

Monitorización. Una vez todo haya acabado, es clave poder recoger el resultado del trabajo realizado. Existen decenas de empresas encargadas de recopilar las apariciones en medios de comunicación, tanto en prensa (on y offline) como en radio y televisión. Además de facilitar el corte o pieza informativa emitida, aportan datos interesantes de audiencia y valor económico para poder calcular el ROI (Retorno sobre la Inversión) de la acción de comunicación llevada a cabo. Esto permite valorar y cuantificar el trabajo del consultor comparando el beneficio obtenido con la inversión realizada.

Como en la gran mayoría de cosas de la vida, el hecho de seguir un proceso de manera eficiente y profesional no garantiza siempre el éxito en los resultados. Son muchos los factores que influyen en el logro pleno de los objetivos de comunicación y no todos están bajo nuestro control. En cualquier caso, la perseverancia, el buen hacer y el esfuerzo deben guiar nuestra labor profesional.

 

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